Wat is een PO-nummer? Alles wat je moet weten
Een PO-nummer, oftewel “Purchase Order Number”, is een unieke code die gebruikt wordt binnen het inkoopproces van een organisatie. Deze code dient als referentie voor zowel de koper als de leverancier en is essentieel voor een gestructureerde administratie en foutloze boekhouding. Maar wat houdt een PO-nummer nu precies in? Waarom is het zo belangrijk? En hoe gebruik je het op de juiste manier? In dit artikel leggen we het je uitgebreid uit.
Wat betekent PO-nummer?
De afkorting PO staat voor “Purchase Order”, oftewel inkooporder. Een PO-nummer is het unieke identificatienummer dat aan zo’n inkooporder wordt toegekend. Het is een referentie die duidelijk maakt welke bestelling is gedaan, door wie, wanneer, voor welk bedrag en met welk doel. Het nummer wordt meestal automatisch gegenereerd door het boekhoud- of ERP-systeem van een organisatie.
Een standaard PO-nummer bestaat vaak uit een combinatie van cijfers en/of letters en kan bijvoorbeeld zo eruitzien: PO20250410-001.
Waarom is een PO-nummer belangrijk?
1. Overzicht en structuur
Met een PO-nummer wordt elke bestelling traceerbaar. Het nummer koppelt een aankoop aan een specifieke order en maakt het mogelijk om in systemen snel terug te vinden welke producten of diensten besteld zijn, wat de status daarvan is en wat de bijbehorende voorwaarden waren.
2. Minder fouten in de administratie
Zonder PO-nummers kan het al snel onduidelijk worden wie wat heeft besteld, wanneer en waarom. Dit leidt tot fouten in de facturatie, dubbel bestelde goederen of gemiste leveringen. Een PO-nummer voorkomt dit soort misverstanden.
3. Betere communicatie met leveranciers
Leveranciers weten dankzij het PO-nummer precies op welke bestelling een factuur betrekking heeft. Het voorkomt discussies over leveringen, prijzen en voorwaarden.
4. Essentieel voor goedkeuringsprocessen
In veel bedrijven moet een inkoop eerst worden goedgekeurd voordat een bestelling geplaatst mag worden. Het PO-nummer is vaak het bewijs dat deze goedkeuring is gegeven.
Hoe werkt een PO-nummer in de praktijk?
Wanneer een medewerker of afdeling iets wil bestellen, wordt er in het systeem een inkooporder aangemaakt. Daarbij worden onder andere de volgende gegevens ingevoerd:
- Naam van de leverancier
- Product of dienst die besteld wordt
- Aantal, prijs en totaalbedrag
- Afdeling of budgethouder
- Gewenste leverdatum
Zodra de order is goedgekeurd, wordt er automatisch een PO-nummer gegenereerd. Dit nummer komt op de inkooporder te staan die naar de leverancier wordt gestuurd. Als de leverancier later factureert, vermeldt hij dit nummer op de factuur. Zo weet de administratie direct bij welke bestelling de factuur hoort.
PO-nummer en facturatie
Voor veel organisaties is het verplicht dat een leverancier een PO-nummer op de factuur vermeldt. Zonder dit nummer wordt de factuur soms zelfs niet verwerkt. Dit voorkomt dat er gefactureerd wordt zonder dat er daadwerkelijk iets besteld is (zogeheten “spookfacturen”).
Het PO-nummer dient dus als controlemechanisme binnen de financiële processen. Bij het verwerken van een factuur wordt gecontroleerd of deze overeenkomt met een bestaande inkooporder.
Wie gebruikt PO-nummers?
PO-nummers worden vooral gebruikt in middelgrote tot grote bedrijven, (semi-)overheden, onderwijsinstellingen en zorgorganisaties. In kleine bedrijven worden aankopen soms informeel gedaan, maar naarmate een organisatie groeit, wordt een gestructureerd inkoopproces noodzakelijk.
Ook leveranciers die leveren aan deze grotere organisaties moeten ermee om kunnen gaan. Voor hen is het PO-nummer vaak een vereiste in de communicatie.
Verschil tussen een PO-nummer en een referentienummer
Hoewel een PO-nummer vaak wordt gebruikt als referentie, is het niet hetzelfde als een referentienummer. Een referentienummer kan van alles zijn, zoals een projectnummer, klantnummer of een intern code. Een PO-nummer is specifiek gekoppeld aan een inkooporder.
In sommige systemen worden beide nummers gebruikt, bijvoorbeeld:
- PO-nummer: PO20250410-001
- Projectreferentie: PRJ-2045
Beide nummers hebben hun eigen rol binnen het proces.
Hoe ziet een goed PO-nummer eruit?
Er is geen vaste standaard, maar een goed PO-nummer is:
- Uniek (er mogen geen dubbelen zijn)
- Logisch opgebouwd (bijvoorbeeld met jaartal en volgnummer)
- Niet te lang, maar ook niet te kort (leesbaar)
Voorbeeld: PO20250410-003 (PO + datum + volgnummer)
Wat als er geen PO-nummer is?
In sommige gevallen stuurt een leverancier een factuur zonder PO-nummer. Afhankelijk van het beleid van de organisatie kan dit leiden tot:
- Vertraging in betaling
- Afwijzing van de factuur
- Extra administratieve stappen (navraag doen, goedkeuring vragen, etc.)
Daarom is het belangrijk dat leveranciers altijd vooraf om een PO-nummer vragen als ze voor een organisatie gaan leveren.
PO-nummers en automatisering
In moderne CRM- of ERP-systemen wordt het genereren van PO-nummers vaak automatisch gedaan. Ook zijn er integraties mogelijk waarbij een bestelling automatisch wordt omgezet naar een PO en die rechtstreeks naar de leverancier wordt verzonden.
Door dit te koppelen aan bijvoorbeeld een CRM systeem voor kleine bedrijven, kun je het hele proces — van aanvraag tot betaling — stroomlijnen en fouten minimaliseren.
Tips voor het gebruik van PO-nummers
- Stel een duidelijk beleid op: Maak duidelijk binnen je organisatie dat elk aankoopverzoek via een PO moet lopen.
- Informeer je leveranciers: Laat hen weten dat je alleen facturen accepteert met een PO-nummer.
- Gebruik software: Werk met een boekhoud- of ERP-systeem dat PO’s automatisch genereert en verwerkt.
- Controleer facturen goed: Vergelijk PO’s altijd met de ontvangen facturen om fouten of fraude te voorkomen.
Veelgestelde vragen over PO-nummers
1. Moet elk bedrijf een PO-nummer gebruiken?
Nee, het is niet wettelijk verplicht. Maar voor bedrijven met meerdere afdelingen, leveranciers en aankopen per maand is het sterk aan te raden.
2. Wat gebeurt er als een leverancier geen PO-nummer gebruikt?
Vaak leidt dit tot vertraging of afwijzing van de factuur, afhankelijk van het interne beleid.
3. Kan ik PO-nummers gebruiken zonder ERP-systeem?
Ja, maar dan moet je handmatig bijhouden welk nummer bij welke bestelling hoort — wat foutgevoelig kan zijn.
4. Zijn PO-nummers ook belangrijk voor zzp’ers of kleine bedrijven?
Als je veel inkoop doet, of werkt met opdrachtgevers die PO-nummers vereisen, dan zeker. Bovendien geeft het structuur.
5. Hoe lang moet je PO-nummers bewaren?
Zolang als je de bijbehorende administratie moet bewaren — meestal 7 jaar volgens de Nederlandse belastingwetgeving.
Conclusie: PO-nummers als onmisbaar onderdeel van je administratie
Een PO-nummer lijkt misschien maar een simpele code, maar is in werkelijkheid een krachtig hulpmiddel om je inkoop- en administratieprocessen te stroomlijnen. Het biedt overzicht, voorkomt fouten, versterkt de communicatie met leveranciers en helpt je organisatie professioneler en efficiënter werken. Of je nu een groot bedrijf bent of een klein groeiend team — het gebruik van PO-nummers loont altijd.
