Niets meer, niets minder
Precies dát waar jouw onderneming om vraagt.
Jouw onderneming is uniek. Natuurlijk zijn er overeenkomsten, bijvoorbeeld met je branchegenoten. Maar uiteindelijk heb jij je eigen processen en uitdagingen. Dus heb je ook behoefte aan digitale functionaliteiten die daar perfect op aansluiten. Welke dat zijn? Dat bepalen we samen.
Standaard compleet
Hello Office bevat standaard alle belangrijke functies. Vanuit deze standaard selecteren we wat jij écht nodig hebt. Niet meer en zeker niets minder. Zo bouwen een solide platform. Zonder fratsen en perfect op maat. Wil je in de toekomt een extra functie? Of juist eentje minder? Je Hello Officer regelt het.
Benieuwd hoe wij jouw bedrijf kunnen helpen?
Contacten
Met Hello Office heb je alle relevante informatie van klanten en leveranciers overzichtelijk bij elkaar.
Volledig Overzicht
Koppel offertes, opdrachten, uren en facturen aan elk contact voor een transparante administratie.
Memo’s Maken
Leg belangrijke klantinformatie vast met handige memo’s, zodat je altijd voorbereid bent.
Efficiënte Communicatie
Houd alle interacties bij voor een gestructureerde aanpak binnen jouw bedrijfsvoering.
Offreren
Het opstellen van offertes is voor elk bedrijf anders en kan een uitdaging zijn. Hello Office maakt dit proces flexibel en gebruiksvriendelijk, waardoor je eenvoudig offertes kunt opstellen die aansluiten op jouw wensen.
Flexibele Opmaak
Je kunt zelf de opmaak bepalen. Kies voor kolommen, vetgedrukte tekst, onderstrepingen en nog veel meer om offertes volledig naar eigen wens in te richten.
Bijlages en Dupliceren
Voeg eenvoudig bijlages toe aan je offertes en dupliceer bestaande offertes om snel nieuwe aan te maken. Dit bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.
Volledige Inzicht
Blijf op de hoogte van de status van je offertes. Hello Office houdt bij wanneer een offerte is aangemaakt, verstuurd en geaccepteerd.
Factureren
Factureren is een essentieel onderdeel van elk bedrijf en kan een tijdrovende taak zijn. Hello Office biedt maximale flexibiliteit, zodat gebruikers snel en efficiënt facturen kunnen opstellen.
Direct Factureren
Maak facturen rechtstreeks vanuit offertes, urenregistraties, producten of opdrachten. Zo bespaar je tijd en houd je alles overzichtelijk.
Efficiënt Beheer
Dupliceer bestaande facturen en volg eenvoudig wanneer een factuur is aangemaakt en verstuurd. Dit geeft je volledige controle over je facturatieproces.
Automatische Herinneringen
Stuur automatisch herinneringen en aanmaningen om te zorgen dat betalingen op tijd binnenkomen.
Planning
In Hello Office kun je op diverse manieren plannen, zoals met een agenda, Gantt-diagram, faseplanning (kanban) en productieplanning. Gebruikers hebben de flexibiliteit om eigen fases in te stellen en taken toe te wijzen.
Flexibele Planningsopties
Kies uit verschillende planningsmethodes, zoals een agenda, Gantt-diagram of kanban. Pas deze volledig aan jouw werkwijze aan.
Automatische Synchronisatie
Taken worden automatisch gesynchroniseerd met de urenregistratie en facturatie, zodat je altijd overzicht houdt en tijd bespaart.
Projecten Beheren
Beheer projecten direct vanuit de planning en factureer rechtstreeks vanuit jouw overzicht. Zo werk je efficiënter en georganiseerd.
Agenda
De agenda in Hello Office is meer dan alleen een eenvoudige agenda; het is een krachtige planningstool. Met de intuïtieve interface kun je taken eenvoudig in de agenda slepen en direct inplannen.
Gebruiksvriendelijke Interface
Plan taken moeiteloos door ze te slepen en neer te zetten. Deze intuïtieve aanpak maakt het plannen snel en eenvoudig.
Slimme Urenregistratie
De agenda geeft een slim voorstel voor de urenregistratie, zodat je gewerkte uren eenvoudig kunt bijhouden en verwerken.
Efficiënt Factureren
Met de integratie van de agenda en urenregistratie kun je snel factureren.
Taken
Het beheer van taken is een cruciaal onderdeel van Hello Office. Gebruikers kunnen eenvoudig taken aanmaken, prioriteiten stellen, statussen toekennen en deze toewijzen aan specifieke klanten en opdrachten.
Uitgebreid Takenbeheer
Maak taken aan voor jezelf en anderen, stel prioriteiten en wijs ze toe aan specifieke klanten of opdrachten. Voeg eenvoudig bestanden toe voor meer overzicht.
Integratie met Agenda
Plan taken rechtstreeks in de agenda en houd overzicht over deadlines en voortgang.
Tijdregistratie en Facturatie
Registreer gewerkte tijd eenvoudig vanuit taken en factureer rechtstreeks. Zo combineer je nauwkeurigheid met efficiëntie in je werkprocessen.
Urenregistratie
Urenregistratie in Hello Office is eenvoudig en efficiënt en sluit naadloos aan op de diverse planningsmogelijkheden. Nadat je taken hebt ingepland, kun je moeiteloos je gewerkte uren registreren. De planning genereert automatisch een voorstel voor de urenregistratie, wat helpt om fouten te voorkomen en het proces te versnellen.
Naadloze Integratie
Registreer gewerkte uren eenvoudig vanuit de planning, waarbij automatische voorstellen je helpen om nauwkeurig en snel te werken.
Snelle Facturatie
Gebruik je urenregistratie om direct facturen op te stellen, zodat je sneller betaald krijgt en minder tijd kwijt bent aan administratie.
Verlof
Het aanvragen en beheren van verlof is eenvoudig in Hello Office. Daarnaast maakt het systeem het bijhouden van verzuim makkelijk. Afhankelijk van het type verlof worden de uren automatisch afgeboekt van de beschikbare uren, waardoor je altijd een actueel overzicht hebt.
Eenvoudig Verlofbeheer
Vraag verlof aan en beheer het met een paar klikken. Het systeem houdt automatisch bij hoeveel uren er nog beschikbaar zijn.
Verzuimregistratie
Houd overzicht over de aanwezigheid van medewerkers en eventuele afwezigheden.
Maatwerk
Bij Hello Office begrijpen we dat elk bedrijf uniek is en dat standaard systemen vaak niet voldoen aan specifieke wensen en behoeften. Hoewel maatwerk normaal gesproken hoge kosten met zich meebrengt, hebben wij al bijna alles in huis. Hierdoor heb je alleen dat laatste stukje maatwerk nodig om perfect aan jouw wensen te voldoen.
Unieke Bedrijfsoplossingen
Wij bieden systemen die aansluiten op jouw specifieke bedrijfsprocessen, zonder de beperkingen van standaard oplossingen.
Kostenbesparend Maatwerk
Bij Hello Office is maatwerk betaalbaar. Wij bieden bijna alles standaard aan, waardoor slechts een kleine aanpassing nodig is.
Efficiëntie Zonder Compromis
Werk efficiënter met een systeem dat naadloos aansluit op jouw behoeften, zonder concessies te doen aan functionaliteit of kwaliteit.
Zij kozen voor eenvoud &efficiëntie:
Paul Theuws Interieur kreeg volledige
controle over hun projecten en
bespaarde elke maand 28 uur
op administratie.
Adviesbureau
Energeasyverbeterde hun communicatie met klanten door alles centraal te beheren in één platform.
In Hello Office kun je op diverse manieren plannen. Dit omvat onder andere de agenda, Gantt-diagram, faseplanning (kanban), en productieplanning. Het uitgangspunt van Hello office is met name taken, aangezien taken vaak de kern vormen van wat er binnen een bedrijf plaatsvindt. Je kunt taken eenvoudig in de planning slepen en zo een voorstel voor urenregistratie (indien in gebruik) ontvangen, waarna je naadloos kunt factureren. Hierdoor is het gemakkelijk om te plannen, controle te houden over je planning en vervolgens van daaruit te factureren.
Ja, dat kan. Hello Office bevat al enkele koppelingen met boekhoudpakketten. Mochten we de koppeling die je nodig hebt nog niet hebben, kunnen we deze voor je maken. Hiermee kun je factureren en herinneren in Hello Office terwijl je boekhouding direct wordt bijgewerkt. Andersom kan ook, dat je boekhoudpakket weet wat er wel en niet betaald is, en dat Hello Office geüpdate wordt.
“Hello Office biedt inzicht in je cijfers via een gebruiksvriendelijk dashboard, waarop verschillende belangrijke cijfers en grafieken zichtbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel offertes er nog niet geaccepteerd zijn en hoeveel er goedgekeurd zijn. Daarnaast krijg je inzicht in het aantal openstaande facturen en de bijbehorende bedragen.
Ook biedt het dashboard informatie over openstaande taken, inclusief het aantal taken waarvan de deadline is verstreken. Dit helpt je om overzicht te houden en prioriteiten te stellen.
Mocht je cijfers missen die je graag zou willen zien, dan kunnen wij deze eenvoudig toevoegen. Op die manier zorgen wij ervoor dat je volledig inzicht hebt in de cijfers die jij nodig hebt om je bedrijf efficiënt te beheren en onderbouwde beslissingen te nemen.”
Ja, in Hello Office kun je zowel producten als diensten kwijt. Hello Office ziet producten erg breed, wat betekent dat het zowel artikelen als diensten omvat. Je kunt zelf instellen welke velden je relevant vindt bij een product en bepalen welke gegevens je eventueel terug wilt zien op een offerte of factuur. Producten voeg je eenvoudig toe aan een offerte of factuur. Indien gewenst kun je ook een voorraad bijhouden van je artikelen, net als de inkoopprijs en verkoopprijs. Tevens heb je de mogelijkheid om diensten toe te voegen aan abonnementen, zodat je eenvoudig periodiek kunt factureren.
Ja, de agenda in Hello Office kan gekoppeld worden aan Outlook. Hiermee zie je in Hello Office wat je in je Outlook-agenda hebt staan, en andersom zie je in je Outlook-agenda wat je in Hello Office hebt staan. Zo weet je op beide plekken precies wat je gepland hebt staan.
